נהלי עבודה – בקרות שכר מתקדמות

מאמר זה הינו חלק מסדרת המאמרים "כיצד יש לבצע תהליך בקרת שכר בצורה הנכונה ביותר".

במאמרים הקודמים סקרנו את 7 השלבים של מפת בקרות שכר ואת בקרות שכר לפי שיטת היהלום.

במאמר הנוכחי אנו נעבור על השלב האחרון אשר משלב את מיפוי חוקת השכר בארגון ואת בקרות השכר לפי שיטת היהלום.

בשלב הנ"ל אנו בונים את נהלי העבודה בתחום השכר לפי מיפוי חוקת השכר ובקרות השכר שהחלטנו ליישם בחברה.

שימו לב כי בעת בניית נהלי העבודה יתכן כי אנו נחשוף נקודות תורפה נוספות בהליך הפקת השכר שלא עצבנו להן בקרת שכר ספציפית ולכן השלב הנ"ל הינו קריטי בהשלמה של תהליך בקרת השכר בארגון.

בנוסף לכך, הנהלים יוצרים סדר בתהליך השכר, מונעים אי הבנות של עובדים חדשים ואמורים לייעל את העבודה.

במאמר הנ"ל אנו נסקור את חשיבותם של נהלי עבודה בתחום השכר, וכיצד אמור להיות כתוב הנוהל בהתאם לתקן 9001 ISO.

תחילה נדון בחשיבות של נהלי עבודה והתיעוד בכתב שלהם!

בהרבה מאוד עסקים ישנם נהלים בעל פה, נהלים אלו לרב אינם ברורים וכל עובד מבין את הנוהל בצורה שונה, כך שיתכן ששני עובדים יעבדו הפוך כי העברת הנוהל בעל פה נעשתה בצורה לקויה.

בשל כך תהליך התיעוד בכתב של הנהלים מאפשר לנו לבחון ולבקר תהליכים בצורה מלאה, מאפשר לגורם האחר לעבור על הנוהל ולאשר אותו או לשנות אותו בעת הצורך.

נוהל כתוב מציף בעיות אפשרויות בתהליך הפקת השכר, שניתן לבחון אותם לעומק בזכות "הצפה" שלהם כלפי מעלה בעת כתיבת הנוהל.

נוהל כתוב יאפשר לנו לבחון כיצד ניתן לשפר את ההליך של הפקת השכר בארגון.

חשיבות נוספת לנוהל כתוב הינה שימור הידע של הארגון.

כאשר ישנה תחלופה של עובדים הארגון יכול להמשיך לעבוד בצורה מסודרת כיוון שהעובדים החדשים עובדים לפי הנוהל הכתוב וכך קטנה האפשרות שהם יטעו.

כפי שהזכרתי קודם, נוהל כתוב מאפשר לנו לבחון את תהליך הזרימה של העברת המידע ומאפשר לנו להציב בקרות במקומות שחשופים לטעויות.

לאחר כתיבת הנוהל ישנה חשיבות לעבור עליו אחת לתקופה ולוודא שהוא מעודכן. אנו נשאף לעדכנו על בסיס קבוע. חשיבות עדכון הנוהל הינה שהנוהל לא יהפוך ל"אות מתה" (הוראה מנהלית שהיא אומנם בתוקף אך איש אינו אוכף אותה בשל שינויים במציאות החיים).

כמו כן, ישנה חשיבות רבה לאכיפת הנוהל. כאשר אנו מגדירים נוהל נדרש לבצע תיעוד לבקרות שהנוהל מתבצע ולקבוע אחראי, כפי שנראה בהמשך, שתפקידו לוודא שהכל מבוצע על פי הנוהל.

הממונה על הנוהל נדרש לבדוק שאכן הנוהל מתקיים ומבוצעות בקרות לבדיקה האם הנוהל עדכני או שיש צורך לעדכן אותו.

כעת נעבור למבנה הנוהל בהתאם לתקן 9001 ISO

1. מטרה: במטרה אנו נפרט  את התהליך באופן כללי.  חשוב לפשט את המטרה בצורה הבהירה ביותר  על מנת שכל מי שיקרא את המטרה יבין לקראת מה הוא ניגש.
2. אחראי: מי אחראי ליישום הנוהל ולוודא שהוא מעודכן.
3. הגדרות:
   • אילו מערכות תומכות בתהליך: (שעון נוכחות, תוכנת שכר, מודול נסיעות וכו')
   • על מי חל הנוהל: על אלו עובדים הנוהל חל, לדוגמה נוהל שחל על כלל עובדי היצור הינו נוהל דיווח שעות בעת כניסה למשמרת ובעת סיום המשמרת.
4. הנוהל עצמו: בחלק הזה אנו נפרט את הנוהל בצורה מפורטת, מומלץ לכתוב בצורה פשוטה על מנת שכולם יוכלו להבין את הנוהל. אם אפשר ישנה עדיפות גם לשרטט את הליך הזרימה של העברת המידע ככל שרלוונטי.
5. מסמכים הקשורים לנוהל.

לסיכום תהליך בניית הנוהלים בחברה הינו תהליך חשוב שממפה לנו את תהליך העבודה בחברה ומוצא לנו נקודות תורפה בהליך הפקת השכר

לכן אני ממליץ לכל ארגון לבנות ספר נהלים בהתאם למבנה שהוצא במאמר.

אתם מוזמנים לפנות אלי לקבלת פרטים נוספים על בניית נוהלים בחברה או בסיוע בהליך בקרות שכר בארגון בו אתם מועסקים.

לרשותכם בכל עניין

עו"ד, רו"ח ובודק שכר מוסמך נמרוד רטנר

052-3934284