שיטת היהלום – בקרות שכר מתקדמות

מאמר זה הינו חלק מסדרת המאמרים "כיצד יש לבצע תהליך בקרת שכר בצורה הנכונה ביותר".

במאמר הקודם סקרנו את 7 השלבים של מפת בקרות שכר, כפי שדנו במאמר הקודם שני השלבים הראשונים במפת בקרות השכר (מיפוי חוקת שכר ואיתור סמלי השכר המהותיים) הינם אבני היסוד לכל תהליך בקרות שכר. במאמר הנוכחי אנו נעבור על הרובדיים שעל פיהם נבנה את בקרות השכר בשיטת היהלום ונקשר אותם למפת בקרות השכר.

יישום הרובדיים של שיטת היהלום יאפשרו לכם לערוך בקרות שכר חזקות ואפקטיביות.

נקודת התורפה המרכזית בתהליך בקרות השכר היא קבלת הנתונים הראשונים, שכן לרוב אנו נחשפים לכמות נתונים אין סופית שללא שיטה מתודית אנו נתקשה לזקק מהם את הסוגיות הרלוונטיות ולהפיק מהם מסקנות מעשיות. המטרה המרכזית של שיטת היהלום הינה לעשות סדר ברובדי הבקרות שאנו רוצים לבדוק. מעבר על ארבעת הרובדיים של שיטת היהלום יבטיחו שלא תחמיצו בקרה חשובה שהיה עליכם לערוך.

ארבעת הרובדיים בשיטת היהלום הינם:
1. בדיקת סבירות.
2. בדיקת חריגים במשכורות.
3. איתור הפרות דיני עבודה.
4. בדיקה לאיתור מעילות.

רובד בדיקות סבירות

ברובד זה אנו נערוך ניתוחים אנליטיים על מנת לתת תמונה למחלקת כוח אדם וההנהלה, על עלות השכר. אנו ממליצים לתשאל את מחלקת כוח האדם וההנהלה אלו נתונים חשוב להם לקבל ורק לאחר מכן לבצע את הבקרות. ראוי לציין כי רובד זה מתבסס על שלבי "מיפוי חוקת השכר" ו"איתור את סמלי השכר המהותיים" שלמדנו במאמר הקודם. ככל שבסיס זה יבוצע בצורה יסודית יותר, כך תוצאות השלב של בדיקות הסבירות יהוו אינדיקציה נאותה יותר.

לדוגמה אנו נבצע בדיקות של שכר ברוטו ושכר נטו ונשווה את הבדיקות לחודש הקודם ולחודש המקביל אשתקד, על מנת לבחון האם חל שינוי מהותי בחברה מבחינת עלויות שכר. אם נמצא פערים מהותיים אנו ננתח ממה נבע השינוי. ייתכן שהשינוי ינבע מסיבות טבעיות כגון גידול בכוח האדם או העלאות שכר וייתכן שנמצא פערים הנובעים משיטות העסקה או תגמול לא נכונות, או כאלה שלא מתאימות לאופי הארגון בו אנחנו מועסקים.

הבדיקה המומלצת הינה בדיקה של ממוצע השכר כיוון שיתכן שהמחלקה גדלה או קטנה והדבר ישפיע על תוצאת סיכום כלל המשכורות.

רובד בדיקת חריגים במשכורות

ברובד זה אנו נבדוק את העובדים הנמצאים בעשירון הגבוה ביותר ואלו הנמצאים בעשירון הנמוך ביותר על מנת להבין מדוע הם נמצאים בקצוות.
כמו כן אנו נבדוק את מספר השעות הנוספות שבוצעו בחודש מסוים ונבחן האם הייתה חריגה לעומת חודש קודם ולעומת אותו חודש בשנה קודמת.
נבדוק האם בחודש מסוים חושב שכר בעזרת סמלי שכר שבדרך כלל לא נמצאים בשימוש ונבחן האם השימוש בסמלי השכר היה נכון, בדיקה זו תתבסס על השלב השני במפת בקרות השכר: "איתור סמלי השכר המהותיים".

 רובד איתור הפרות דיני עבודה

כאן אנו נבדוק האם נעשו הפרות בהתאם לתוספת השנייה של החוק להגברת האכיפה של דיני העבודה. המטרה שלנו לרוב הינה להגן על הארגון והמנכ"ל של התאגיד מפני חשיפה פלילית. בהמשך המאמרים אנו נתייחס בעיקר לרובד איתור הפרות בדיני עבודה.
כאשר אנו עורכים את הבדיקות לאיתור הפרות של דיני עבודה, אנו עשויים לגלות כי חישבנו שעות נוספות בצורה לא נכונה או הפרשנו לפנסיה ביתר ולכן ביצוע הרובד הנ"ל עשוי להוביל לחיסכון כספי בכל הקשור לעלויות השכר.

רובד בדיקה לאיתור מעילות

בעקבות מספר גבוה של מעילות של עובדים פיקטיביים, אנו ממליצים לערוך בדיקות לאיתור מעילות במחלקת השכר.
אנו ממליצים כי את הבדיקה יערוך גורם שאינו חלק מתהליך השכר בחברה. לדוגמה: ארגון שבו מנהלת משאבי אנוש אחראית להחתים את העובדים החדשים ולהביא את הטפסים החתומים לחשבת השכר, שמזינה את הנתונים בתוכנת השכר. את הבדיקה לאיתור מעילות יבצע חשב החברה או המנהל של חשבת השכר/מנהלת משאבי אנוש. המלצה נוספת הינה "שתילת  עובדים פיקטיביים אחת לתקופה על מנת לבדוק האם הגורם שמבצע את הבקרה מוצא את העובד הפיקטיבי.
להלן רשימת בדיקות לדוגמה שמתייחסות לרובד איתור מעילות:
1.  שמות כפולים של עובדים.
2.  תעודות זהות כפולות אם המערכת מאפשרת.
3. מספרי חשבון בנק כפולים.
4. כתובות ומספרי עובד זהים.
5. בחברות עם דרגות, עובדים בעלי 2 דרגות.
6. תאריך לידה קרוב לתאריך העסקה.
7. ותק גבוה מגיל- עובדים מתחת לגיל 18.
8. עובדים מעל גיל פרישת חובה.
9. עובדים שסיימו העסקה והופק להם תלוש שכר. 

בעקבות האכיפה המוגברת של מינהל הסדרה והאכיפה, החלטנו לפתוח קבוצת ווצאפ ללא פרסומות – שבה ניתן דגשים בנושא בקרות שכר, קישורים להרצאות זום ועוד מלא תוכן מקצועי ללא עלות.

בונוס: פתחנו לכם גם קו מיוחד לעסקים שיוכלו לפנות כאשר ישנה ביקורת של מינהל הסדרה והאכיפה, כולל שיחת ייעוץ ראשונית ללא תשלום(!) – הקישור לשיחה הראשונית ללא תשלום מופיע בפרטי הקבוצה.

לרשותכם בכל עניין
עו"ד, רו"ח ובודק שכר מוסמך נמרוד רטנר
052-3934284