בסדרת המאמרים הקרובים אנו נסקור כיצד יש לבצע תהליך בקרת שכר בצורה הנכונה ביותר.
החשיבות של בקרות שכר נידונה במאמרים ובהרצאות הקודמות (אחריות פלילית של חשב שכר, אחריות פלילית למנהל של תאגיד, אחריות של רו"ח מבקר, הגברת האכיפה של זרוע העבודה).
במאמר הנוכחי אנו נלמד את "מפת בקרות שכר מתקדמות", שנבנתה בשיתוף עם פאהן קנה ניהול בקרה.
אנו ממליצים לעבוד לפי מפת בקרות השכר כאשר מתחילים תהליך של בקרה, העבודה עם המפה תפשט את תהליך הבקרה ותוודא שלא פספסת אף שלב חשוב בתהליך הבקרה.
חשוב לציין שהשלבים במפת בקרות השכר מתאימים לכל סוגי החברות ללא קשר לגודל החברה והאם זו חברה ישראלית או חברה זרה.
1. מיפוי חוקת השכר.
2. איתור סמלי השכר המהותיים.
3. ביצוע טסטים ראשוניים.
4. בניית בקרות שכר גנריות הרלוונטיות למגוון רחב של בקרות.
5. עיצוב בקרות שכר פרטניות בשיטת היהלום.
6. הרצת דוחות הבקרה לצורך טיובם וזיקוק החריגים, ככל שקיימים.
7. הפקת דוחות בקרת שכר תקופתיים.
השלב הראשון הוא מיפוי חוקת השכר
בשלב הנ"ל אנו נמפה את חוקת השכר בחברה. מיפוי חוקת השכר הוא שלב קריטי מכיוון שעל בסיסו אנו בונים את התשתית והיסוד לכל השלבים לבניית מערך בקרת השכר.
השלב הנ"ל משפיע לנו ישירות על מספר דוחות הבקרה שנפיק , סמלי השכר שנבדוק, אילו בקרות שכר נעצב, תדירות הפקת הדוחות ועוד.
השלב השני הוא איתור סמלי השכר המהותיים.
בשלב הנ"ל אנו נעבור על תלושי השכר ונאתר באלו סמלים נעשה שימוש בתדירות גבוהה. השלב הנ"ל חשוב כיוון שאנו נשאף לבצע בקרה ראשית על סמלי שכר מהותיים ורק לאחר מכן לעבור לסמלים שלא בשימוש או בשימוש מופחת.
בנוסף לכך, אנו נבנה דוח שמציג לנו כל חודש האם היה שימוש בסמלי שכר לא מהותיים על מנת לבדוק האם השימוש בהם נכון ולא שגוי או פיקטיבי.
מעוניינים שנמרוד יסייע לכם ביישום המפה בארגון שלכם? השאירו לנו פרטים >>> >>>
השלב השלישי הוא ביצוע טסטים ראשוניים.
לאחר שמיפינו את חוקת השכר, למדנו אותה וזיהינו את הסמליים המהותיים, אנו נבקש מאגר מידע ראשוני על מנת להתחיל לבצע טסטים ולהריץ דוחות ראשוניים של בקרה.
בדרך כלל, אנו נשאף כי מאגר המידע הראשוני יהיה של שנה אחורנית ויהיה מסודר לפי סמלי שכר ששולמו לעובדים בכל חודש וחודש.
לאחר קבלת מאגר המידע אנו נערוך בדיקות סבירות. אנו נרצה לעבור חודש בחודשו על מנת להבין האם ישנם שינויים מסוימים מחודש אחד למשנהו, באלו חודשים ישנו תשלום שעות נוספות מירבי, באלו חודשים ישנם תשלומים מיוחדים שיוצרים עומס על חשב/ת השכר. בחודשים אלה יש לנהוג ברגישות יתרה כיוון שלרב העבודה נעשית בלחץ מוגבר, העשוי להוביל לטעויות בתום לב.
השלב הרביעי עיצוב בקרות שכר גנריות הרלוונטיות למגוון רחב של בקרות.
כעת אנו בונים בקרות שכר גנריות שמתאימות לכל חברה, לדוגמה: השוואות ברוטו אל ברוטו בחודש קודם, חודש נתון אל מול אותו חודש אשתקד, בדיקת נטו שלילי, השוואות נטו אל נטו בחודשים קודמים, עובדים בלי תלוש שכר.
כל הבקרות שאנו מעצבים אנו נריץ אותם ונוודא שהן פועלות.
השלב החמישי עיצוב בקרות שכר פרטניות בשיטת היהלום.
השלב הנ"ל מושפע באופן ישיר מהשלב הראשון והוא למעשה השלב המשמעותי בו אנו מעצבים בקרות שכר פרטניות בהתאם לחוקת השכר של החברה ובהתאם לאזורים שאיתרנו כחשופים לטעויות בתהליך השכר.
השלב השישי הרצת דוחות הבקרה לצורך טיובם וזיקוק החריגים, ככל שקיימים.
בשלב הנ"ל אנו נריץ את הדוחות שעיצבנו ונבדוק את כמות החריגים בכל דוח, השאיפה בדוחות בקרה אופטימליים הינה שיצאו מספר מועט של חריגים. במידה שבהרצה יצאו מספר רב של חריגים אנו נבדוק את הסיבה לכך.
יכולות להיות שתי סיבות עיקריות לכמות חריגים רבה:
הראשונה– הפרמטרים שהגדרנו אינן נכונים וכוללים אוכלוסיות לא רלוונטיות.
השנייה– ישנה בעיה רוחבית בארגון ולאחר תיקון הבעיה הרוחבית אנו נקבל דוח עם מעט חריגים.
השלב השביעי הפקת הדוחות התקופתיים
אנו נקבע מה התדירות בה יופקו דוחות הבקרה. חלק מהדוחות אנו נשאף לבדוק כל חודש, לדוגמה: שעות נוספות, הפרשות לפנסיה, וישנם דוחות שנמליץ לבצע אחת לתקופה, לדוגמה תשלום דמי הבראה.
בעקבות האכיפה המוגברת של מינהל הסדרה והאכיפה, החלטנו לפתוח קבוצת ווצאפ ללא פרסומות – שבה ניתן דגשים בנושא בקרות שכר, קישורים להרצאות זום ועוד מלא תוכן מקצועי ללא עלות.
בונוס: פתחנו לכם גם קו מיוחד לעסקים שיוכלו לפנות כאשר ישנה ביקורת של מינהל הסדרה והאכיפה, כולל שיחת ייעוץ ראשונית ללא תשלום(!) – הקישור לשיחה הראשונית ללא תשלום מופיע בפרטי הקבוצה.
נודה לכם להצטרף לקבוצה >>> לחצו כאן
לרשותכם בכל עניין
עו"ד, רו"ח ובודק שכר מוסמך נמרוד רטנר
052-3934284
מעוניינים שנמרוד יסייע לכם ביישום המפה בארגון שלכם? השאירו לנו פרטים >>> >>>
למידע נוסף ולחברות בלשכת מומחי השכר
אנחנו מכבדים את פרטיותך
האתר משתמש בעוגיות כדי להפעיל את האתר, לשפר את חוויית הגלישה, למדוד שימוש, להתאים עבורך תוכן ופרסומות, ולשמור על אבטחת המידע.
בלחיצה על "אשר הכול" אתה מסכים לשימוש בעוגיות בהתאם למדיניות הפרטיות שלנו.
אנחנו משתמשים בעוגיות כדי לאפשר תפקוד בסיסי ולבצע פונקציות מסוימות. כאן ניתן לנהל כל קטגוריה.
